ابحث هناx

 تجهيز المؤتمرات0538156829

 تجهيز المؤتمرات0538156829

كيف تنظم مؤتمرات واجتماعات فعالة

 

تنظيم المؤتمرات و تجهيزها من خلال توفير الاحتياجات المختلفة و التى تشمل التصميم المبتكر لشكل القاعات و ما يمكن توفيره من مؤثرات متعدده و افكار متجدده لا تخلو من الابتكار

تمارس الكثير من المجالات دورها الفعال فى اقامه المؤتمرات التحضيريه و التى تستثمر بها افكارها الطبيه و الثقافية و العلمية نحو توجهاتها المختلفة و للحفاظ على نجاح تلك الفاعليات لابد من توافر العديد من المقومات و التى يبحث عنها الكثيرون و التى سوف نستعرضها

 

عوامل اساسية لإنجاح المؤتمرات 

السبيل لانجاح المؤتمرات يتوفر من خلال بعض الاعمده الاساسية و التى من بينها :

  •  اختيار المكان 

فلابد و ان يتوافر بعض الشروط و من بينها الراحة التى يشعر بها الحاضرون و القائمين على المؤتمر كذلك فانه لا بد من مراعاه توزيع الكراسي و ترتيبها من حيث الارتفاع لزيادة التفاعل بين االافراد الحاضرين

حتى انه لا بد من الاهتمام ايضا بفترة عرض المؤتمر فكلما كانت طويلة فانه لابد من توافر سبل اكبر من الراحة حتي يستطيع الحاضرين التواصل بشكل افضل و عدم الشعور بالارهاق و التعب

  • التحضير الجيد قبل المؤتمر 

لا بد من تحضير جدول اعمال غني و التحضير له جيدا و توظيف وقت المؤتمر بشكل مناسب بحيث لا يشعر الحاضرين بالملل و هو ما يسمي بالجدول الزمني و القادر على تحديد وقت كل فقرة و توزيعها

و اهمال عامل التحضير المسبق قد يترتب عنه حدوث الكثير من الفوضي و قله النفع و التى قد تزيد من مشكلات التواصل و الاستفادة و يئول بالطبيعه الى فشل هذا المؤتمر و عدم القدرة على توصيل رسالة نافعه منه

  • اصابة الهدف من المؤتمر 

و ذلك من خلال وضع خطه عمل و الالتزام بتوجيهها مع توافر الادارة الحكيمة و الواعية فى جذب انتباه الحاضرين اضافة الى وجود لغه حوار متبادلة بين الحاضرين و الادارة و العمل على تشجيع المشاركين مما يخلق روح عالية و يساعد على الاستفادة

 

اهم الاسباب وراء فشل المؤتمرات 

يمكن التحكم بسهولة فى حركة المؤتمر و تحقيق عوامل النجاح بسهولة فى حال الابتعاد عن النقاط التالية :

  • اختيار بعض الشركات الغير متخصصة فى تجهيز المؤتمرات و هو الامر الذي يظهر بشدة فى الاختيارات التى توفرها تلك الشركة من مواصفات خاصة و معايير لاختيار افراد العمل
  • قد يكون عدم الاهتمام بالنواحي الترفيهية داخل برنامج المؤتمر هي من عوامل فشلة و الشعور التام بالتعب و عدم القدرة على المواصلة و ذلك من خلال كثرة المعلومات
  • عدم الاهتمام بالدعايا و توصيل الدعوه الخاصة بالمؤتمر للشخص المنوط به حضور تلك المؤتمرات اضافة الى ان التصميم الجاذب و انماط الترويج لابد و ان تكون بمستوى لائق بحجم المؤتمر
  • اختيار القاعه المناسبة فمكان المؤتمر لابد و ان يقام فى مكان قريب و مناسب لاتوافر اعداد الحاضرين المتوقع قدومهم داخل المؤتمر و المنوطين بهذا الحدث

 

اضافة الى كافة العوامل السابقة فانه لابد من توجيهه النصح للقائمين على ادارة المؤتمر فى ضرورة التعامل باحترافية للمساهمه فى انجاحه من خلال العمل على ضبط الوقت و تسجيل المؤتمر و ذلك اما من خلال التصوير الفوتوجرافي او الفيديو و العمل على تدوين النقاط المهمه اضافة الى الاهتمام بعامل التشويق فى لغه الحوار و البحث عن خاتمه ملائمة لمحتوي المؤتمر و التى تشمل النقاط الاساسية و مناقشتها بشكل وجيز مع شكر الحاضرين و باقي المساهمين فى نجاح تلك الفاعليات

بحث