ابحث هناx

تخطيط الفعاليات

تخطيط الفعاليات

تخطيط وإدارة الفعاليات والمؤتمرات والمعارض

 

الفعاليات الناجحة لابد لها من تخطيط مميز وتنظيم جيد، وتخطيط الفعاليات يلزم له بعض المعايير والأسس التي تساعد في تنظيم جيد وناجح للفعالية حيث ان التخطيط من ضمن نطاق التنظيم الناجح والإدارة المميزة فلابد له من فريق عمل مميز لديه معلومات كثيرة وقاعدة من البيانات تساعد في التخطيط الجيد والمميز للفعالية.

 

تخطيط الفعاليات والأسس المستخدمة لتخطيط ناجح

  • قبل البدء في التخطيط لابد من معرفة هدف الفعالية ونوعها حتى يتمكن فريق العمل من التخطيط بالشكل الصحيح.
  • اختيار المكان المناسب الذي سوف تقام فيه الفعالية.
  • تجهيز المكان الذي تم اختياره باستخدام الأدوات اللازمة وفريق عمل مدرب على مستوى عالي من الكفاءة.
  • عمل خطة لبرنامج الفعالية وكيفية تنظيمها وادارتها.
  • تحديد المدعون للفعالية.
  • تحديد المتحدثون الرسميون.
  • تحديد قيمة الرسوم الخاصة بالفعاليات المقامة سواء كانت مجانية أم لا.
  • الحصول على الموافقات الأمنية.
  • تحديد الجهات التي سوف تغطي الحدث من حيث العلام والتصوير والاعلانات وغيرها.
  • التخطيط أيضا لخدمات الطعام التي سوف تقدم ها إذا كانت الفعالية بحاجة الى ذلك النوع من الخدمات.

 

تخطيط المؤتمرات

يحتاج التخطيط لتلك النوعية من الفعاليات مهارات مميزة وخاصة ومجموعة من فريق العمل لدية الكفاءة والمميزات التي تجعله يخطط لتلك النوعيات بشكل ممتاز وعلى مستوى عالي من الكفاءة وتتمثل بعض التخطيطات للمؤتمرات والندوات في الاتي:

  • تحديد موعد ومكان المؤتمر.
  • معرفة الغرض الذي من أجله أقيم المؤتمر.
  • الاختيار المناسب للقاعة التي سوف يتم بها المؤتمر.
  • اختيار الفندق وحجز الغرف للضيوف.
  • تحضير غرفة الاجتماعات.
  • عمل شارات حضور لضيوف المؤتمر.
  • الاتفاق على خدمات الطعام والمشروبات المقدمة.
  • تجهيز القاعة ببعض الأدوات والأجهزة المستخدمة في الندوة او المؤتمر مثل شاشة البروجكتور والأدوات السمعية والبصرية وأقلام ونوت بوك للتسجيل من قبل المدعوين وغيرها من الأدوات التي يستلزم وجودها في قاعة المؤتمرات.

 

تخطيط الحفلات

  • تحديد نوع الحفلة خاصة أو عامة وهل الحفلة مجانية بتذاكر أو بدون.
  • الهدف من الحفلة التي سوف تقام.
  • حدود الإعلانات والاتفاق مع فريق التصوير والصحافة والاعلام.
  • تحديد الفقرات وبرنامج الحفل الذي سوف يقام.
  • اختيار المكان الذي سوف يقام فيه الحفل.
  • تحضير الدعوات وارسالها للضيوف إذا كانت حفلة خاصة مجانية مثل حفلات الافراح وحفلات التكريم واعياد الميلاد وغيرها من الحفلات.
  • تحديد التذاكر واسعارها والاعلان عنها وسهولة الحصول عليها من قبل الضيوف مثل الحفلات الموسيقية والغنائية التي تقام.
  • تنظيف أماكن الجلوس والديكورات الخاصة بالقاعة.
  • تنظيف خدمات الطعام المقدمة.

 

تخطيط المعارض الخيرية

  • تحديد الميزانية المناسبة المستخدمة.
  • تحديد تاريخ المعرض والهدف منه.
  • تحديد المكان المخصص المناسب.
  • ارسال الدعوات الخاصة لكبار الشخصيات ورجال الاعمال.

تخطيط المهرجانات

  • معرفة الهدف من المهرجان.
  • اختيار المكان المخصص المناسب الذي سوف يقام فيه المهرجان.
  • معرفة جمهور الحضور وارسال الدعوات لهم.
  • تنظيم الحفل الافتتاحي للمهرجان.
  • التغطية الإعلامية.
  • عمل الإعلانات المناسبة.
  • الاتفاق مع شركة حراسة وامن مناسبة.
  • الاتفاق مع شركة ديكور لتنظيم المكان بديكورات مناسبة.
  • معرفة ممثلي المهرجان والمتحدثون الرسميون.
  • عمل برنامج مرتب طول وقت المهرجان.
  • تنظيم خدمات الطعام التي سوف تقدم اثناء المهرجان.

 

وأخيرا

من المعروف ان التخطيط للفعاليات لأي مؤتمر أو معرض أو مهرجان أو أي نوع من أنواع الفعاليات التي تقام دائما لابد لها من تخطيط وتنظيم من خلال إدارة جيدة وشركة مختصة بها فريق عمل يعمل بكفاءة ومدرب بعناية للتخطيط والتنظيم، فالتخطيط من اساسيات النجاح لأي فعالية واختيار فريق عمل لديه كمية كبيرة من المعلومات والخبرة في مجال التخطيط والتنظيم لأي نوع من الفعاليات المختلفة لتحقيق النجاح والهدف المرجو منها.

بحث