ابحث هناx

تنظيم الفعاليات وادارتها

تنظيم الفعاليات وادارتها

خطوات تنظيم الفعاليات

 

حتى تنجح أي فعالية سواء كانت مهرجان أو مؤتمر أو حتى معرض مقام في أي دولة لابد من مهارات تنظيمية لتلك الفعاليات وأن تدار الفعاليات بشكل ناجح ومدروس لذلك كان تنظيم فعاليات وادارتها من الأسباب الرئيسية لنجاح الفعالية، وتتم تنظيم الفعاليات على أيدي أشخاص مدربين ومتخصصين في هذا المجال لتظهر في النهاية بالشكل المطلوب ولتحقق بنجاح الهدف الذي أقيمت من أجله.

 

تنظيم الفعاليات 

تعتمد أساليب تنظيم الفعاليات على عدة معايير وأسس لابد من معرفتها والسير عليها حتى نحصل على تنظيم وإدارة على أعلي مستوى حيث ان التنظيم الجيد المخطط له يحتاج إلى مهارات وكفاءة في التخطيط ودراسة محترفة وجيدة لتنظيم الفعاليات وهذا لا يتم الا من خلال الشركات الخاصة بتنظيم الفعاليات وادارتها بشكل متفق عليه ومميز يحقق في النهاية النجاح والهدف الذي تم تحديده من قبل رواد تلك الفعالية.

 

أشكال الفعاليات وتنوعها

تتعدد الفعاليات وتختلف بناء على الهدف المخطط له من قبل اقامتها وتتمثل في بعض الأنواع مثل:

  • المهرجانات الفنية والترفيهية مثل الحفلات الغنائية والموسيقية ومهرجان السينما.
  • المعارض التسويقية والاستهلاكية لبيع السلع والمشغولات اليدوية وغيرها من العديد من السلع التي يحتاجها الكثير من الناس.
  • بعض المعارض الخيرية.
  • المؤتمرات والندوات الثقافية والسياسية سواء التي تتم من القطاعات الخاصة المختلفة أو القطاعات الحكومية.
  • المسابقات الفنية والثقافية.
  • المعارض الفنية مثل معارض الرسومات والتصوير.
  • الحفلات والمسرحيات والامسيات الشعرية.
  • ورش العمل والورش التدريبية.
  • وغيرها من الفعاليات الترفيهية والفنية وأخرى ثقافية وتسويقية وتجارية.
  • المعارض المختلفة التي تقيمها الهيئات الطبية والصناعية.
  • المعارض والمهرجانات الدولية.

 

مراحل التنظيم قبل الفعاليات

قبل بدء أحداث المؤتمرات أو المعارض والمهرجانات وأي فعالية أيا كانت نوعها وهدفها لابد من تنظيم قبلها وهذا التنظيم اذا كان بشكل صحيح ومرتب له سوف يؤدي الى نجاح الفعالية لذلك فهو يتمثل في تنفيذ بعض الأسس والمعايير وهي:

  • أولا معرفة الهدف من الفعالية التي سوف تقام سواء كانت مؤتمر او مهرجان او معرض وبناء عليه يتم الإعلان المسبق للفعالية عن طريق وسائل الإعلام المختلفة أو من خلال صفحات الانترنت والمواقع المتعددة وشبكات الفضائيات والتلفزيون.
  • التخطيط المسبق للفعالية على الأوراق قبل البدء في أي تنفيذ ثم بعدد ذلك جعل المخطط على أرض الواقع.
  • من خلال نوعية الفعالية المقامة يتم تحديد نوعية الضيوف المدعوة هل هم مجرد أشخاص عاديون أم ممثلين لبعض الشركات أم فنانون.
  • تحديد المكان المناسب الذي سوف تقام فيه الفعالية وذلك قبل إعلام الضيوف وقبل إرسال الدعوات لهم.
  • حجز المكان الذي سوف يقام فيه الفعالية والبدء في تجهيزه بشكل خاص.
  • تنظيم جميع الاعمال التي سوف تقام في المكان المحدد للفعالية وبدء العمل بها والاشراف عليها والاختيار بعناية مجموعة من العمال المدربين على تلك الأعمال.
  • ارسال الدعوات للضيوف من خلال تليفوناتهم أو عناوين البريد الخاصة بهم أي المقصود الايميلات إذا كانت معروفة أو إرسال الدعوات الى مواقع الشركات.
  • تقسيم وتنظيم برنامج الفعالية وتحديد المواضيع التي سوف تتحدث عنها الفعالية إذا كان مؤتمر أو تحديد الفقرات التي سوف تقدم إذا كان حفل أو مهرجان.
  • تحديد المتحدثين الرسميين باسم الفعالية حسب نوعها مثلا إذا كانت الفعالية مهرجان سينمائي يتم تحديد المتحدثين من الفنانين والإعلاميين وهكذا طبقا لكل نوع مقام من الفعاليات المختلفة.
  • تحديد موعد بدء وانتهاء الفعالية واعلام الضيوف اثناء ارسال الدعوات ويمكن الاعلام بمواعيد الفعاليات من خلال مواقع الانترنت والصفحات المعلنة الخاصة بالفعالية التي سوف تقام.
  • الاتفاق مع المصورون الذين سوف يغطون الفعالية بالكامل من بدايتها الى نهايتها وما إذا كانت سوف تعرض في التليفزيون أم لا واعلامهم بكل ما هو مطلوب اثناء التصوير.

 

بعض الأشياء الهامة اللازمة والتي تحتاجها بعض الأنواع من الفعاليات

  • بعض الفعاليات تحتاج الى مترجمين فوريين حسب نوع الفعالية فاذا كانت بحاجة لمترجمين فوريين أو ترجمة فورية فلابد من الاعداد لها قبل بدأ الفعالية.
  • الاتفاق مع الآمن الخاص الذي سوف يتولى حماية وامن الفعالية من بدايتها وحتى انتهائها ويختلف نوع شركات الامن المتفق معها حسب نوع الفعالية التي سوف تقام ولابد من اختيار شركة امن على مستوى عالي من الكفاءة والمهارة والجودة وحرس خاص مدرب على أعلى مستوى خصوصا في الفعاليات الحكومية والسياسية التي يكون فيها الضيوف من كبار الشخصيات في المجتمع.

 

مراحل التنظيم أثناء الفعالية

  • متابعة الفعالية من البداية وتجنب عدم حدوث أي مشكلات.
  • تنظيم الأماكن الخاصة بجلوس الضيوم مع مراعاة ان تكون بشكل منظم وليس عشوائي.
  • تحديد الأماكن الخاصة بكبار الشخصيات والأماكن الخاصة بالعائلات.
  • تحديد الكلمة الافتتاحية والختامية التي سوف تقدم في بداية الفعالية ونهايتها من قبل ممثلي الفعالية والمتحدثون الرسميون لها.

 

مراحل تنظيم الفعاليات بعد انتهائها

  • توديع الضيوف بشكل مناسب ولائق ومرتب.
  • اعداد الميزانية الخاصة بالفعالية لمن يلزمه الأمر.
  • تقييم الفعالية وهل أدت الغرض والهدف التي أقيمت من أجله أم لا.
  • متابعة ردود الفعل من حيث أراء الجمهور والضيوف والإعلاميين وغيرهم.
  • أسس التقييم التي بناء عليها نعرف هل الفعالية كانت ناجحة أم فاشلة وتحديد أيضا الإيجابيات والسلبيات التي نتجت من الفعالية وتمت ملاحظتها اثناء التنظيم.
  • ثم بعد ذلك يتم اعداد وتحضير التقرير النهائي والأخير للفعالية.

 

أمور يجب مراعاتها عند تنظيم الفعاليات وادارتها

عند إدارة وتنظيم أي فعاليات مثل المؤتمرات والمعارض والمهرجانات المختلفة فلابد من مراعاة الاتي:

  • أن تكون الشركة المنظمة للفعالية شركة على مستوى عالي من الكفاءة والجودة.
  • أن يكون العمال والموظفين التابعين للشركة المنظمة للفعالية مدربين وذو خبرة لتقديم أعلى جودة بأعلى كفاءة ممكنة.
  • تحديد ميزانية مسبقة للفعالية والتي بناء عليها سوف يتم تحديد كل شيء بعد ذلك.
  • الاتفاق مع شركات الديكور المميزة والمعروفة في السوق لتقديم تصميمات القاعات بشكل ملائم ومناسب للفعالية المقامة.
  • الحرص على أن يكون كل شيء مدروس ومخطط له من قبل.
  • أن يكون هناك تواصل بين الشركة المنظمة للفعالية وبين أصحاب الفعالية حتى يتم الوصول في النهاية للهدف المقام من أجله الفعالية وبالشكل المطلوب.
  • أحيانا بعض الفعاليات تواجه بعض المشاكل أثناء حدوثها فلابد من تجنب أي مشاكل ممكنة وإذا حدثت فلابد من وجود خطط بديلة لحل أي مشكلة على وجه السرعة.

 

دور العلاقات العامة في تنظيم الفعاليات وادارتها

العلاقات العامة لها دور كبير في إدارة الفعاليات بشكل ناجح ومنظم في تنظيم الفعاليات وادارتها، وتتبع العلاقات العامة عدة استراتيجيات بناء عليها تقوم بالتنظيم والإدارة وتتمثل تلك الاستراتيجيات في الاتي:

 

  • استراتيجية البحوث

وهي المسؤولة عن جمع البيانات والمعلومات المطلوبة لتجهيز برنامج الفعالية.

  • استراتيجية التخطيط

وهي التي تختص باختيار الموضوعات التي سوف تطرح في الفعالية وكذلك مسؤولة عن تحديد برنامج الفعالية بالكامل.

  • استراتيجية الاتصال

وهي المختصة بمراسلة الجمهور وارسال الدعوات للضيوف والزوار الذين سوف يكونون متواجدين اثناء الفعاليات.

  • استراتيجية التقويم

تلك الاستراتيجية المختصة باستخلاص نتائج الفعاليات وتقييمها وتحديد ايجابياتها وسلبياتها.

  • الاستراتيجية الشاملة

هي المختصة بالتقرير النهائي بالعلاقات العامة وتنظيم الفعاليات وادارتها وما إذا كانت تلك الفعالية نجحت أم فشلت.

بحث