ابحث هناx

مهارات تنظيم الفعاليات 

مهارات تنظيم الفعاليات 

دورة تخطيط وإدارة الفعاليات والمؤتمرات والمعارض

 

تحرص الكثير من المنشآت العامة والخاصة بإقامة مهارات تنظيم الفعاليات  مثل المهرجانات والمؤتمرات والندوات، مع التحضير لها بشكل سهل وبسيط وذلك من خلال إجراء دراسة وتخطيط مبكر، ولكنها تتطلب مهارات وتقنيات معينة يعرفها الفريق المسئول عن تنظيم الفعاليات في شركة نجوم الخليج.

 

مهارات تنظيم الفعاليات ” لماذا يعد دراسة علم تنظيم الفعاليات مهمًا “

  • تنظيم الفعاليات والتجهيز لها يؤدى إلى وصول الفئات المطلوب استهدافها من المجتمع لتحقيق الأهداف المطلوبة منه والتي تتأسس عليها هذه الفعاليات.
  • دراسة تنظيم وعمل الفعاليات من العوامل الهامة لإنجاح المؤتمرات والمعارض المحلية والدولية، كما أنها تساعد في تعلم المتدربين بعض الأسس الهامة لتبادل الأفكار ومشاركتها، بالإضافة إلى تنمية القدرات العقلية والذهنية وأهميتها في تقريب وجهات النظر بين الأطراف المجتمعة خلال هذه الفعاليات.
  • الدورات التدريبية تؤدى إلى تحديد بعض النقاط المهمة التي تلزم نجاح الفعاليات؛ مثل المؤتمرات والحفلات والمعارض.

 

إجراءات تنظيم الفعاليات

بعد انتهاء المتدربين من فترة تعلمه كيف يتعامل مع تنظيم الفعاليات ويصبح مستعدًا للقيام ببعض الإجراءات التي درسها أثناء تنظيمه للفعاليات على اختلاف أنواعها وأشكالها؛ هذه الإجراءات هي:

  • أن يحدد المتدرب هدف الفعالية التي ينظمها سواءً كانت ندوة أو مؤتمر أو معرض والذى غالبًا ما يكون الإعلان على مواقع التواصل الاجتماعي، أو قنوات التليفزيون، أو أي وسائل إعلامية أخرى المسموعة والمقروءة.
  • يحدد الفئات المستهدفة لحضور هذه الفعاليات ؛ أشخاص، ممثلين لمنشآت ومؤسسات وإبلاغهم بموعد انطلاق الفعاليات عن طريق إرسال رسائل لهم سواء عن طريق الموبايل أو الجيميل أو على أي وسيلة تواصل اجتماعي مثل الفيسبوك وتويتر وانستجرام.
  • ينظم برنامج متكامل يتضمن كافة المواضيع المطلوب طرحها للنقاش في هذه الفعاليات والمجال الخاص بها؛ فلو كانت الفعاليات إقامة مهرجانات أو ندوات فنية سيتم دعوة ممثلين وإعلاميين مشاهير؟
  • يحدد موعد ووقت إقامة الفعالية لإعلانها على الجمهور المهتم بهذه النوعية من الفعاليات وذلك من خلال المواقع الإلكترونية أو إطلاق صفحة رسمية خاصة بالفعالية المقامة مثل المهرجانات.
  • يجب التبكير في تنظيم حفل افتتاح الفعالية وكذلك حفل الختام وذلك بحجز المكان الذي ستعقد فيه هذه الفعاليات والإشراف على الأعمال التي ستدور فيها من خلال العديد من العاملين ومصممين الديكور والفنيين اللازمين لهذا الأمر.

 

ما هي أسباب المشاركة في تدريب تنظيف الفعاليات

  • يجب أن يكون القائم بإطلاق أي فعاليات على معرفة تامة بالأعمال التي يجب أدائها خلال الفترة التحضيرية للفعالية من خلال التدريب الذي يتلقاه والذي يساعده في معرفة المعلومات المطلوبة بالكامل.
  • التدريب يساعد القائم بالتخطيط للفعاليات أن يدرك مهاراته وإمكانياته مع تأكده أن هذه الإمكانيات والمهارات تناسب العمل المطلوب إنجازه أثناء تنظيم الفعاليات.
  • تدريب القائمين على تنظيم الفعاليات والتحضير لها يجعلهم يتطورون في هذا المجال مما يؤهلهم لإنشاء شركات خاصة بهم تكون متخصصة في هذا النوع من الخدمات، خاصة أن هذا المشروع من المشروعات التي تحقق ربحًا هائلا.
  • تدريب القائمين على تنظيم الفعاليات والتحضير لها تجعلهم يحددون أهدافهم المنشودة من هذه الفعاليات وذلك إذا كان صاحب فكرة الفعالية هو نفسه القائم على التنظيم لها.
  • تدريب القائمين على تنظيم الفعاليات والتحضير لها تساهم في تطورهم والحصول على أحسن وأحدث المعايير العالمية للتخطيط لهذه الفعاليات.
  • تدريب القائمين على تنظيم الفعاليات والتحضير لها تعلمه وتفهمه أنماط إدارة الأعمال والتخطيط المسبق لأي عمل إداري يسهل عليه الدخول إلى سوق العمل ويصبح عاملا أساسيًا من عوامل نجاح مشروعه مهما كان مجال هذا المشروع.

 

أهم المهارات التي يجب أن يتعلمها المتدرب لإقامة الفعاليات

  • أن يكون واثقًا من نفسه ويستطيع مواجهة الصعاب
  • التركيز على الأهداف المرجوة من الفعاليات مع تجنب الدعاية المستمرة لها دون عمل ما يثبت قيمتها أيًا كان تخصصها؛ خيري، اقتصادى، اجتماعي، سياسي، ديني.
  • منتظم في العمل الشاق خلال فترة تنظيمه للفعالية حرصًا منه على تطبيق نقاط وإجراءات الفعاليات بطريقة صحيحة.
  • خاصة أن الكثير من الدول أصبحت تهتم كثيرًا باستضافة أحداثًا خاصة تراثية أو رياضية أو خيرية أو اقتصادية أو تربوية أو أمنية أو سياحية لتحقيق أهداف معينة في مجال الفعالية أو الحدث الخاص المنعقد.
  • كما أن المنظمات المنوط بها عقد الكثير من الفعاليات وخاصة الخيرية تحتاج إلى احتراف في مسألة التخطيط للفعالية وإدارتها وذلك بهدف تحقيق هذه المنظمات الهدف المرجو من انعقاد هذه الفعاليات.
  • من أهم الفعاليات التي تشهد إقبالا كبيرًا من الشركات والمؤسسات الحكومية والخاصة هي المعارض والمؤتمرات مما أدى إلى ضرورة وجود فريق قادر على التخطيط والتنفيذ لهذه الفعاليات بشكل علمي يحقق الهدف التي ترجوه الشركة أو المنظمة من إقامة هذه الفعاليات.
  • لذلك اتجهت المنظمات والمنشآت إلى دراسة علوم ونظم الإدارة الحديثة الخاصة بالتسويق وإدارة القوى العاملة عن المعارف والخبرات التي تساهم في تنمية قدرات وإمكانيات أفرادها المنوط بهم عقد المعارض والمؤتمرات والاحتفاليات والندوات والاجتماعية حتي يتسنى لهم التخطيط لعقد هذه الفعاليات بدون تكلفة المزيد من الأموال والمجهود، إضافة إلى رفع كفاءتهم في هذا الشأن.
  • ويعد تنظيم الفعاليات والمؤتمرات من المجالات التي تتطلب مهارات معينة حتي يستطيع القائم على تنظيمها معرفة كيفية مخاطبة الفئات المطلوب استفادتها من هذه الفعالية، بالإضافة إلى ضرورة أن يستطيع القائم على عملية التنظيم أن يقيم علاقات متعددة مميزة بين الحاضرين لهذه الفعالية والمساعدة في اتخاذ القرارات المحددة نحو القضية محل النقاش في هذه الفعالية والوصول إلى لغة مشتركة للتفاهم وإرساء قواعد التواصل بين الخبراء في المجال الواحد.
  • لذلك يجب على منظم الفعالية أن يحدد جدولا زمنيًا للانتهاء من حجز المكان الذي سيقام فيه المؤتمر أو المعرض وأيضًا الوقت المطلوب لإرسال الدعاوى للحاضرين، والحصول على الموافقات الأمنية والإدارية المطلوبة لانعقاد هذه الفعالية.
  • ومن أهم العناصر التي تساعد في نجاح الفعالية التي يتم تنظيمها إعداد قائمة بأنواع الأطعمة والمشروبات التي ستقدم خلال الفعالية، بالإضافة إلى الجهات الإعلامية التي ستغطى هذه الفعالية وتجهيز محل إقامة للضيوف إذا لزم الأمر لذلك.
  • وبعد انتهاء الفعالية يجب أن يقدم المشاركين استبيان رأي يعرضون فيه آرائهم في كل نقطة من نقاط الفعالية بداية من التنظيم وحتى الموضوعات التي طرحت للنقاش خلالها شريطة أن تكون أسئلة الاستبيان لها إجابات محددة مع إمكانية إضافة المشارك لأي مقترح لكيفية التعامل مع السلبيات ؛ إذا كان هناك سلبيات في الفعالية التي انعقدت وانتهت حتي يتحقق المؤتمر أو المعرض الهدف المرجو منه.

 

أهم الأهداف لأي فعاليات يتم تنظيمها

  • إقامة هذه الفعاليات تزيد الجماهير بفكرة عن الأبعاد الأساسية لقضايا المجتمع؛ مثل السكان، البيئة، الدراسة، والعديد من المجالات.
  • يتم تدريب المجتمع داخل المنظمة وخارجها على الاختلاط بفاعلية في مجال صنع السياسات العامة وإصدار القرارات وإقامة العلاقات مع وسائل الإعلام، بالإضافة إلى تنمية القدرات الذهنية.
  • إقامة الفعاليات سواء مؤتمرات أو ندوات أو مهرجانات تهدف إلى التوصل إلى لغة حوار مشتركة أو موقف مشترك تجها قضية معينة وتعزيز قنوات التواصل بين المهتمين بهذه القضية، مع تحسين القدرة على نقل الرسائل إلى المجتمع.
  • إقامة الفعاليات تؤدى إلى قرب وجهات النظر المختلفة والآراء المتنوعة وإتاحة الفرصة للدعم المتبادل.

بحث